電話対応が苦手・不安な新入社員は最低限名前だけは聞こう

こんばんは。百合漫画を大人買いしたおまんじゅうです。

私は16年卒。早いもので、働き出してもうすぐ2年が経とうとしています。あっという間。
会社に入ったばかりの頃は慣れない電話対応が嫌で嫌で仕方なかったなー。
あたふたぶりを見兼ねてか、予定してなかった電話対応の講習を1時間受けさせてもらったっけ…。
そんな会社の優しさはありがたかったものの、結論、講習内容は私が知りたいこととは違ったんよね。
もっと実践的というか、手っ取り早く普段使えるようなことが知りたかった。

会社に入りたての頃は、電話口で話されることは知らない内容の言葉ばっかり。

メモは追いつかないし、仮に書けても単語の羅列で見返すと取り留めのないものになっていることが多々。
ましてや取引先の社名すら聞き取るのが難しいでしょ。

実際、私には難しかった!

ということで、当時の私が知りたかったことをここに記す。

相手が誰かを把握するのは重要

つまり社名と名前を聞くこと。取り敢えずこれさえ聞いておけばOK。

話が分からないなと思ったら隣の席の人に繋いじゃおう。
相手がマシンガントークだったとかで、話が分からないまま聞いてしまったんなら、誰かにあらためて聞いてもらおう。

そうなった時、相手が誰か分からないと非常に困る。
特に、固定回線でかかってきてたときね。

社名・名前が分かっていると、自分では対応しきれなかったときにカバーしてもらいやすくなる。

相手が名乗った段階で聞き取る

一番は、電話を取った時に聞いてしまうのがいい。
この時、ポイントが二つある。
これをするとグッと聞き取りやすくなるからやってみてほしい。

  • 電話に出てもすぐに話し出さない。
  • 社名と名前を一度に聞こうとしない。

電話に出てもすぐに話し出さない

電話に出たら何が何でもすぐに言葉を発しないといけないと思ってない?
少なくとも私はそう思ってて。

でも世の中にはね、電話の種類や相性によって、呼び出し音が途切れてもすぐに通話がはじまらないことがあるんだって。

だからというわけじゃないけど、出たらすぐ話し始めることに意固地になる必要はないよ。

第一声目は心の中で一息ついてからでも遅くないからね。

社名と名前を一度に聞こうとしない

これやりがちなことなんじゃないかな。
またまたハイブリッドコミュ障の私を例に出すと、聞き取れなかった場合の聞き返すまではできたの。
でも、それで聞き取れなかった時に、たちまちパニクってた。
その末に編み出したのがこちら。

社名か名前のどちらかに集中。
聞き取ったらすかさずメモをとる。

そしてこう言う。
社名を聞き取れた場合は、

「◯◯(社名)の…すみません、聞き逃してしまったのでもう一度お名前を教えていただけますか?」

名前を聞き取った場合は、

「すみません、どちらの●●(名前)様でいらっしゃいますか?」

こちらがゆっくりした口調で話すと、相手もゆっくり話してくれる確率が高くなるよ。

それでも曖昧な場合は、聞き取れたら一部分を口に出して、「の」をつけて察してもらったりもする。
(例)ワードプレスブログアップルリリー工業
「ワードプレスの…」

社名・名前を聞いたら復唱する

メモだけ取ろうとすると不思議と右耳から左耳へ抜けていくもの。
復唱するだけで記憶の長持ち度が上がる。
これはオフィスが狭い会社に限るけど、社内の人に聞こえるので気にしてもらえたりもしていいことが多い。

「◯◯の●●様でいらっしゃいますね」

こんな風に。

どうしても聞けなかったら終話前に再度聞こう

「失礼のないように念のためもう一度お名前を教えていただいてよろしいでしょうか?」

まとめ

社名と名前の聞き取り方について書きました。

いざ自分宛に電話がかかってくるようになって、相手が誰かわかっている電話を折り返しするのと、誰かが分からない携帯番号にかけるのとでは、やっぱり前者の方が入りやすいなって思う。
類推してデータなどを準備してから電話がかけられるからね。

電話対応では人一倍悩んだので、今後も色々書いていきたいです。

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